「この数字おかしい」で毎月終わる——BIのレポートを直していくために、月30分で決める4つのこと

BIのレポートを開くと、部署によって違う売上が出てくる。同じ取引先が2通りの名前で登録されていて、合計が合わない——。こうした「この数字おかしい」は、誰にも気づかれていないわけではありません。気づいている人は、たいていいます。それでも半年、一年と直らないままになるのは、気づくことと直すことのあいだにある「誰が・何を・いつまでに直すか」を決める工程が、抜けているからです。

データの状態を毎月数字にして見る仕組み——「取引先マスタの空欄が何パーセントあるか」「同じ取引先の二重登録が何件あるか」を集計してダッシュボードに出す、といった仕組みを入れている場合も同じです。本記事では、こうして出てくる数字をまとめて品質スコアと呼びます（空欄の割合と二重登録の件数は単位が違うため、1つの点数に換算する場合は、その計算方法を先に決めておきます）。スコアが赤くなっていても、見た人が自分の担当だと思わなければ何も起きません。データは一度整えても、入力する人が替わり、業務のやり方が変わり、システムが足されるたびに少しずつ崩れます。崩れたことは誰も教えてくれないので、関係する人が同じ数字を前にして、今月直すものを決めて解散する時間を月に30分だけ置く——本記事は、その30分で何を決めるかの話です。

何を測るかという指標そのものの決め方はデータ品質を数値で継続管理する：モニタリングKPIの設計と運用で、どのタイミングで測り直すかは「半年前に直したのに、またBIの数字が合わない」——データ活用を止めないための定期診断の仕組みで扱っています。本記事が扱うのはその次の段階で、出てきた数字を前にして何を決めるかです。測る仕組みはあるのに運用が前に進まない、という方に向けた内容です。

なぜ、気づいていても数字は直っていかないのか

決める工程が抜ける原因は、担当者の意識ではなく場の組み立てにあります。まだ定期的な場がない場合は、誰かが困って声を上げるまで何も動きません。声が上がるのは、たいてい業務が止まったあとです。一方、すでに月次の会議を開いている場合でも、同じことが別の形で起きます。品質スコアは指標が5つも6つもあり、それぞれに前月比がつきます。全部を読み上げれば30分は報告だけで埋まり、読み終わったころには残り時間がなく、「引き続きよろしくお願いします」で解散する——これが典型的な流れです。

もう一つの原因は、決める対象が定まっていないことです。「品質を良くする」は議題になりません。議題になるのは「今月はどのデータを直すか」「誰がいつまでに直すか」のように、終わったときに答えが1つに定まる問いだけです。

ここで狙いたいのは、報告を省くことではありません。数字は事前に配っておき、会議では「読めば分かること」を話さない、という分担にするだけです。資料を当日に配ると、参加者はその場で読むところから始めるため、結局は読み上げに時間を使うことになります。

月次の30分で決める4つのこと

月次レビューの目的は、翌月までに手を動かす対象を確定させることです。次の4つが決まれば、その回は成立しています。裏を返せば、この4つ以外は月次で扱わなくて構いません。

• ①今月直すものを、1つか2つ選ぶ：悪い項目をすべて同時に直そうとすると、人も時間も分散してどれも中途半端になりがちです。選ぶ基準は悪化の幅ではなく、その数字を業務で何人が見ているかです。誰も参照していない項目の空欄より、営業が毎日見るダッシュボードの二重登録のほうが先になります
• ②担当と期限を、個人名と日付で決める：「IT部門で対応します」のままでは動きません。期限は翌月のレビューより前に置き、次回の冒頭で結果を確認します
• ③今回は直さないものを、直さないと記録する：これを省くと、同じ項目が毎月議題に上がり、毎月見送られます。「現時点では業務影響が小さいため対応しない」と書いて残しておけば、次回は読み上げるだけで済みます。状況が変わったときに判断を見直す材料にもなります
• ④翌月に予定されている変更を共有する：システム改修・データ移行・業務フローの変更・組織変更は、いずれも品質が動く引き金になります。事前に分かっていれば、変更の前後でスコアを比べられます。変更が済んだあとに気づいても、変更前の状態はもう測れません

③の「直さないと記録する」は省かれやすいわりに効きます。議題が毎月少しずつ減っていく手応えが出ると、参加者に出席する理由ができます。逆に、未解決の項目が増え続ける一覧だけを毎月見せられると、会議そのものが敬遠されるようになります。

四半期に回すこと——月次では決められないもの

月次で決められないのは、予算・人員・指標そのものに関わる判断です。これらを月次に持ち込むと、毎月同じ議論を繰り返して結論が出ません。3か月に一度、参加者を変えた別の場として設計します。

• 3か月の結果を並べて、改善しているかを判断する：単月のスコアは登録件数の増減でも上下するため、1か月の変化だけでは判断できません。3か月分を並べると単月では見えない動きが分かりますが、3点で傾向が決まるわけではありません。繁忙期や業務の変更が重なっていないかも併せて見ます
• 測るのをやめる指標を決める：毎月ほとんど動かない指標は、監視の価値が低いまま集計の手間だけがかかっています。やめる判断は月次ではしにくいため、四半期の役割にします
• 重大なトラブルの再発防止策を振り返る：四半期のあいだに業務が止まった事象があれば、決めた対策が実際に効いているかを確認します。発見から再発防止までの組み立て方は「同じデータのトラブルが何度も繰り返す」——発見から再発防止まで組織で仕組み化する方法で扱っています
• 次の3か月の重点と、必要な予算・人を決める：ここが決まらないと、月次は「手が足りないので今月も見送り」を繰り返すことになります

その場で決めずに、上にあげる基準

月次レビューで出た問題を、その場で決めるのか、四半期に回すのか、臨時で経営に上げるのか。この線引きを事前に決めておかないと、どこで決めるかという話が毎回の議題になります。担当者が一人で抱え込んで止まる原因にもなります。

• 影響が自部門に収まらない：他部門の業務や、社外に出す数字に関わるもの
• 修正に2週間以上かかる、または通常業務の片手間では終わらない
• 予算の確保、または他部門への依頼が必要
• 同じ問題が繰り返している：個別の修正ではなく、発生源の問題である可能性が高い。何回で線を引くかは社内で決める数字で、本記事では3回を目安にしています

最後の1つは見落とされがちです。1回あたりは小さな修正で済むため毎月その場で直してしまい、発生源に手が入らないまま年単位で続くことがあります。繰り返した回数を一覧に書いておくだけで、仕組みの問題として扱う判断ができます。ただし回数は、繰り返しを見逃さないための目安であって、待つための基準ではありません。社外に出した数字が誤っていた場合や業務が止まった場合は、1回目でも上にあげます。

誰を呼ぶか

レビューに技術側の人だけが集まると、「この数字がおかしい」までは分かっても「業務上どちらが正しいか」が決まりません。逆に業務側だけだと、どこで壊れたのかの切り分けができません。両方が同じ場にいることが条件になります。

データオーナーを置く取り組み自体をこれから始める場合は、データオーナー制度の作り方：業務部門にデータ品質責任を根付かせる実践ガイドに制度の立ち上げ方をまとめています。

報告書は3枚でよい

毎月作る資料が重いと、作る側が先に続かなくなります。3枚に固定し、毎月同じ形で残します。前月と比べられるようにするには、見た目の形式だけでなく、指標の定義・集計する範囲・計算方法もそろえておく必要があります。どれか1つでも途中で変わると、増減が実態の変化なのか数え方の変化なのか分からなくなります。

• 1枚目 スコア一覧：監視している指標と、先月・今月・前年同月の3列。悪化した行だけ色を変えます。全部に色をつけると、どこを見ればよいか分からなくなります
• 2枚目 未解決の一覧：いつ発見したか・誰が担当か・いつまでに直すか・いまどうなっているか。前月から持ち越している行には、持ち越した回数を書いておきます
• 3枚目 翌月のアクション：誰が何をするかだけを書きます。会議の最後にこの1枚を画面に出して読み合わせると、認識のずれがその場で分かります

保存場所と名前も最初に決めておきます（例：共有フォルダに DQ_Review_2026-10 のような日付入りの名前で置く）。半年経ってから「あの月の資料はどこか」を探す時間は、毎月の作成時間より長くなりがちです。報告書ではなくダッシュボード側に寄せる方法はBIツールでデータ品質を可視化する：Tableau・Power BI・Lookerの活用パターンで扱っています。

それでも形骸化するとき、原因はたいてい運営にある

よくあるのは、当日になっても数字が揃っていないケースです。その場では感覚の話をして終わり、翌月も同じことが起きます。資料の提出期限を開催の3営業日前あたりに決めておき、揃わなかったときにどうするかも先に決めておきます。会そのものは予定どおり開いて決められるものだけ決め、数字が要る判断だけを翌週に回す——この形にすると、開催自体が流れることを防げます。

もう一つは、スコアが動かない月に会議を省略してしまうことです。横ばいは「悪化していない」という結果であって、報告する内容がないわけではありません。省略を一度始めると、次に悪化したときに比べる記録が途切れます。15分で終わらせてよいので、開くこと自体は続けます。

担当者が替わっても運用が残るようにする工夫は担当者が異動するとデータ整備の運用が止まる——BI活用を続けるために、仕組みを人ではなく組織に置くで扱っています。レビューも、開催の責任が個人に紐づいたままだと、その人の異動で止まります。

まとめ

気づいていても数字が直っていかない原因は、意識でも測定の頻度でもなく、「誰が・何を・いつまでに直すか」を決める工程が抜けていることにあります。月に30分で決めるのは、今月直すものを選ぶ・担当と期限を決める・直さないものを直さないと記録する・翌月の変更予定を共有する、の4つ。四半期では、月次では決められない指標の取捨と予算・体制を扱います。この分担さえ決めておけば、月次は30分で回ります。

最初から完成形を目指す必要はありません。監視する指標を3つに絞り、月に一度30分、4つを決めるところから始めてください。レビュー体制の設計や、どの指標から監視を始めるかの切り分けについては、BFT Insightのデータ品質管理支援サービスにご相談ください。